公司要举办发布会，该如何邀请新闻媒体？

媒体邀约是指在企业的需要发布相关新闻，新品上市等需要向公众传达信息的时候，邀请相关的行业媒体及相关媒体到场采访，并在相应的媒体平台上进行报道传播。所以说，媒体采访报道的过程就叫媒体邀约。

在实际工作中，我们往往因为时间紧，事情多，要求高，面对媒体邀约工作力不从心，无法在短时间内完成这一繁琐的工作，51媒体网根据10多年的媒体邀约经验与各位市场公关的小伙伴一起分享下媒体邀约的工作经验及注意事项，让大家全面认识和了解媒体邀约工作。

媒体邀请流程

一、了解活动的需求，确认邀请哪些媒体

二、打电话给媒体老师，确认参会情况，并发送邀请函。

1、来参会的媒体，进一步了解参会情况，可以问下媒体老师几点能来，是坐车还是自驾，并在现场进行签到，领取资料袋，伴手礼等相关资料。

2、不来参加活动的媒体，需询问是否可以发通稿，如果可以的话，在出来报道链接或者报纸样张后，将车马转给媒体老师。

三、发布会现场，要处理好媒体的不同采访需求，比如有的媒体老师需要拍摄产品，有的需要采访明星，有的需要对相关负责人进行进一步沟通。

四、发布会后需要及时跟进媒体发稿情况，因为新闻的时效性，电视台，视频媒体，及网媒需要在当天，最迟第二天报道。杂志，报纸需要在最新一期见刊。

媒体邀约注意事项

1.甲方提供活动详细信息，如举办地址，时间，流程等信息，媒体单位会根据活动的情况，决定是否参加（如客户选的媒体不能参加，双方沟通协商替换备用媒体）；

2.甲方或乙方准备文字新闻稿件以及图片等资料；

3.网媒，报社记者： 没有设备携带；

4.电视台，网络视频媒体： 带设备，现场采访摄制。采访结束后，进行视频内容剪辑，（视频需要甲方提供20字以内的标题）。后期发布时间在3--7天左右，具体以实际播放日期为准。

5.甲方媒体接待人员做好媒体接待，如参加展会，发布会等，甲方提前为媒体人员准备好入场证件，以免耽误活动进程；

6.提前准备媒体签到表及其他各项内容

7.媒体对活动内容进行评估，并保留发布选择权！

8.为保证活动顺利进行，建议提前一周确定合作，以方便媒体早做安排。

需要给媒体记者准备的资料

提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次应为：

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）

5、公司宣传册

6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）

7、 有关图片

8、 纪念品（或纪念品领用券）

9、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）

10、空白信笺、笔（方便记者记录）

最后，51媒体网提醒企业注意媒体邀请的礼仪，虽然企业举办活动邀请媒体也是出车马费的，但并不代表像购买广告一样的合作，媒体记者是新闻工作者，不同于广告销售，对于是否参加活动媒体有自主选择权，参加活动的媒体对发布稿件的内容也有相应修订权。当然，作为企业方的公关负责人要积极与媒体沟通，最大限度争取媒体曝光。